Organisation d'évènements
Informations et documents concernant l'organisation d'évènement sur le territoire communal
Vous souhaitez organiser un événement
Veuillez faire parvenir à l'Administration Communale, 60 jours avant l'évènement, un dossier de sécurité complété (voir ci-dessous). La structure de ce dossier de sécurité a été établie par le Gouverneur de la Province avec les différents services de sécurité et de secours (Pompiers, Secours Médicaux, Police, Protection Civile, etc...) ; ce dossier s'impose donc dans l'ensemble des communes de la Province du Luxembourg.
Déclarer l'événement ?
Depuis septembre 2025, après y avoir créé un compte gratuit, vous devez compléter un formulaire accessible sur un site web spécifique : https://demeve.luxembourg.be/
Ce formulaire générera un document qui sera transmis à la Commune et qui sera analysé par les services communaux (Police Administrative, Planification d'Urgence...) avant d'être soumis à l'Autorité communale (le Collège et/ou le Bourgmestre).
De nombreuses questions sont expliquées sur ce site https://gouverneur-luxembourg.be/declarer-un-evenement/.
Ce changement a également pour but de centraliser l'ensemble des événements dans une plateforme web partagée avec les services tels que la Police, la Zone de Secours Luxembourg (pompiers) et/ou la Comission d'Aide Médicale Urgente (ambulances) ; cela peut ainsi leur permettre d'avoir une vue d'ensemble de ce qui se passe sur le territoire provincial.
En tant qu'organisateur, vous êtes tenus de respecter
- le Règlement Général de Police (RGP) ;
- le memento des règles de sécurité concernant les événements récréatifs, édité par la Zone de Secours du Luxembourg, version 2, 2023
- les autres consignes d'organismes officiels tels que la Zone de Secours du Luxembourg, l'AFSCA, la SABAM, etc.
La Province du Luxembourg a mis en place un site Web pour l'organisation de fêtes réussies : https://planfete.org/. Vous y trouverez des informations ainsi que des documents utiles.
En tant qu'organisateur d'événement sur notre commune, nous vous invitons vivement à encourager la pratique du covoiturage en vous appuyant sur les services disponibles dans le sud de la province, tels que Rezo Pouce et Mobicoop. Non seulement cela réduit l'empreinte carbone, mais cela favorise également la convivialité entre les participants.
Pour vous accompagner dans cette démarche, Mobisudlux est à votre disposition. Ils peuvent vous fournir des outils pratiques, des supports de communication efficaces et des conseils avisés. N'hésitez pas à les contacter par mail à [email protected]. Pour plus d'informations, consultez leur site web : www.mobisudlux.be.
FORMULAIRES & ANNEXES
Le formulaire "papier" et Word du dossier de sécurité n'est plus autorisé depuis septembre 2025. Vous devez compléter le formulaire en ligne via https://demeve.luxembourg.be/.
En fonction des situations, vous devrez donc veiller à fournir les annexes suivantes en les téléchargeant dans le formulaire en ligne après les avoir complétées.
- Annexe "Mobilité & Stationnement" (format *.doc) -> si votre évènement nécessite de prendre des dispositions particulières en matière de mobilité automobile ou de stationnement, veuillez joindre à votre dossier cette annexe.
- Annexe "Demande de Matériel" (format *.docx) -> à joindre obligatoirement à la demande si vous souhaitez que la Commune vous fournisse du matériel (panneaux de signalisation, barrières, etc.). ATTENTION, aucune garantie ne peut être fournie lors de la demande que le matériel pourra vous être founi en tout ou en partie.
- Demande d'autorisation pour recourir à la mobilisation de bénévoles pour exercer les actvités de gardiennage > plus d'informations dans la circulaire SPV05 du SPF Intérieur relative au gardiennage dans le milieu des sorties
AUTRES DOCUMENTS UTILES
- Consignes à afficher (version *.doc) et faire connaître aux participants et bénévoles pour l'appel des secours
AUTRES INFORMATIONS
- DRONE: pour toutes questions par rapport à l'utilisation de drone, veuillez prendre connaissance des dispositions réglementaires sur le site du SPF Mobilité - Transport Aérien : https://mobilit.belgium.be/fr/transport_aerien/drones
Liens vers FAQ "Foire Aux Questions" - https://gouverneur-luxembourg.be/declarer-un-evenement/ -
Personnes de contact:
Le formulaire en ligne se charge de transmettre les informations à la commune.
Dans le cas où vous souhaiteriez contacter les services communaux pour un événement, vous devez utiliser l'adresse générique [email protected] ; cette adresse mail générique est systématiquement relevée contrairement aux adresses individuelles en cas d'absence de leur titulaire.
